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01 Juil 2015

Face au nombre d'entreprises spécialisées dans le routage, il n'est pas toujours facile de trouver le prestataire idéal pour prendre en charge vos opérations de mailing. Le prix est un élément important bien sûr mais, s'il est le seul critère de sélection, vous risquez d'avoir de mauvaises surprises. Explications...

Une entreprise de routage, mais pas seulement...

Au-delà de la mise sous pli, de l'affranchissement et du dépôt à la poste de vos courriers, le routeur que vous sélectionnerez pourra vous apporter de nombreux services complémentaires particulièrement utiles. Pour vos opérations de marketing direct, il pourra notamment prendre en charge l'impression de vos courriers ou supports publicitaires. Ce professionnel de l'envoi en nombre qu'est le routeur pourra également vous apporter de précieux conseils pour la conception de vos mailings postaux. Il est donc essentiel de faire appel à une entreprise spécialisée pour laquelle le service client tient une place centrale. Cela est d'autant plus vrai pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont pas de service marketing ou communication très développé en interne. Le routeur devient alors un prestataire très important qui peut vous aider à optimiser vos campagnes de marketing direct. C'est un prestataire auquel vous ferez appel régulièrement dans l'année. Il est important de mettre en place une relation professionnelle de confiance. Découvrez les points clés pour cela.

La proximité

Il est facile de faire appel à un routeur via internet. Généralement, la prestation inclut même l'impression des documents. Il suffit alors d'envoyer le mailing à imprier et un fichier d'adresses. Le routeur se charge du reste : impression, mise sous-pli, affranchissement et dépôt poste. En quelques clics, l'affaire est réglée. Quand tout se passe bien, c'est un avantage sérieux. Le souci, c'est que dès qu'un grain de sable vient perturber le bon déroulement des opérations, les problèmes commencent. Ce type de prestataire n'a pas pignon sur rue. Il devient souvent difficile de trouver un interlocuteur dédié à votre mailing pour gérer les problèmes qui peuvent survenir (retard, problème d'impression, de fichier...). Méfiez-vous des sites internet où aucune adresse n'est mentionnée. Au final, vous ne savez pas où est basée l'entreprise, ni où sont imprimés vos documents et encore moins dans quelles conditions et sur quelles machines.

La réactivité et la rapidité de traitement

Parce que la mise en place d'un mailing postal efficace est soumise à des contraintes fortes, notamment liées à la gestion des délais et à la date d'envoi, la réactivité d'une entreprise de routage est une qualité essentielle. En cas de modification de dernière minute du mailing ou d'un fichier, votre prestataire doit pouvoir en tenir compte en faisant preuve de réactivité. La rapidité du traitement des étapes avant l'envoi d'un mailing postal sera également un point important. Assurez-vous de faire appel à un routeur qui a une capacité de production suffisante par rapport à vos besoins. Le devis doit d'ailleurs mentionner clairement les dates et délais de traitement de chaque opération que vous confiez.

L'écoute et le conseil

Avoir un interlocuteur unique est essentiel pour optimiser votre stratégie de mailing postal. Pour cela, privilégiez une entreprise de routage qui pourra être à votre écoute et vous apporter de précieux conseils. Une stratégie de marketing direct se met en place sur le long terme. La relation avec votre prestataire de routage également. Avoir un interlocuteur à votre écoute vous permettra de bénéficier d'un regard extérieur et neutre. Vous profitez alors de l'expertise d'un professionnel du mailing publicitaire et du courrier adressé qui pourra vous apporter des conseils avisés, notamment dans la forme de votre mailing. Il saura vous présenter des produits auxquels vous n'aurez pas forcément pensé et qui pourront vous permettre de mettre en valeur vos mailings. C'est d'autant plus utile aux petites structures qui n'ont pas de service marketing développé. Vous pourrez alors échanger sur le type d'envois que vous envisagez. Vous obtiendrez de nombreux conseils pratiques pour optimiser vos mailings (formats, choix du papier, couleurs, grammage, blister, enveloppes...) tout en restant dans le budget que vous aurez défini ensemble.

La qualité du matériel

Le matériel utilisé par votre prestataire pour prendre en charge votre mailing postal est également un élément important, notamment si vous lui confiez l'impression de vos documents. N'hésitez pas à demander plus d'informations à ce sujet avant de faire votre choix. Pour vous rendre compte du rendu final de l'impression, il pourra certainement vous montrer des exemples de documents qu'il a pu imprimer. C'est un point essentiel si vous devez imprimer des photos et images sur vos courriers et publicités adressés. Assurez-vous que votre prestataire est équipé en matériel d'impression de qualité lui permettant d'imprimer tous types de documents. L'impression numérique vous offrira de plus grandes possibilités et une meilleure qualité de finition qu'une impression offset.

Le prix

Le prix du service de routage est bien évidemment un élément à prendre en compte. Les routeurs vous proposeront des tarifs d'envoi postal négociés. Grace aux nombreux plis et colis qu'ils expédient chaque jour, ils bénéficient en effet de tarifs préférentiels auprès de la poste et pourront vous faire profiter de ces avantages. Méfiez-vous toutefois des offres alléchantes qui nécessitent de réaliser des envois groupés en très grand nombre.

Le prix est une notion subjective. Il vaut parfois mieux mettre en place un micro-routage, même si le coût est plus élevé à l'unité, pour obtenir un meilleur retour sur investissement. Suite à l'envoi de votre mailing, vous aurez sans doute des actions de suivi à mettre en place. Assurez-vous que le volume des envois correspond aux actions complémentaires que vous pourrez traiter dans les jours qui suivent (appels téléphoniques, visites magasin, réception des coupons-réponse...).

Un mailing doit être envisagé dans sa globalité. Des actions de préparation jusqu'au suivi suite aux envois. Il doit prendre en compte les contraintes structurelles de l'entreprise. En choisissant bien votre routeur, vous pourrez améliorer les performances de vos campagnes de mailing postal et engager une collaboration à long terme.

Frédéric RIALLAND

Frédéric RIALLAND

Associé de la SSII ODAXYS jusqu'en 2006 puis Président de la société de routage LAMIFILM spécialiste du marketing direct et de l'éditique en 2009 et President d'OCEA Routage depuis le 1er janvier 2017.

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