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Evénements d'entreprise : soignez vos invitations ! Evénements d'entreprise : soignez vos invitations !
29 Mar 2015

Les événements d'entreprise sont l'occasion de resserrer les liens avec vos clients et partenaires. Mettez les petits plats dans les grands et valorisez votre événement avec une invitation qui suscitera l'envie ! Voici quelques conseils pour donner envie à vos invités de répondre présents !

L'événement d'entreprise : un incontournable de la communication

Inauguration de nouveaux locaux, cocktail dinatoire, ventes privées, lancement de produit... Autant d'occasions de faire parler de votre entreprise auprès d'un public de prescripteurs soigneusement sélectionné. Organiser un événement d'entreprise est une façon de communiquer efficace et conviviale pour promouvoir votre marque et vos produits. C'est également une manière originale de remercier vos clients les plus fidèles. Ils seront valorisés et découvriront une nouvelle facette de l'entreprise. Vous créez ainsi des liens directs avec vos clients ou partenaires et mettez en place une action concrète pour les fidéliser.

Et la presse dans tout ça ? Selon le type d'événement que vous organisez, vous pourrez convier des journalistes locaux ou des médias spécialisés pour donner encore plus d'impact à votre communication événementielle. Les retombées en seront plus larges et l'actualité évènementielle de votre entreprise fera l'objet d'une communication grand public améliorant son image et sa notoriété. L'événement d'entreprise nécessite un peu d'organisation, mais permet d'obtenir des retombées importantes à court ou long terme.

Les secrets d'un événement réussi

Parce qu'on n'organise pas un événement en un claquement de doigts, il est important de prendre le temps de le planifier dans les moindres détails. De l'élaboration du concept à la coordination des prestataires jusqu'à la sélection des invités et l'envoi des cartons d'invitations, de nombreuses tâches restent à accomplir. Il convient de commencer par trouver l'occasion idéale qui justifiera l'organisation d'un événement : l'ouverture d'un magasin, l'inauguration de nouveaux bureaux, le lancement d'un produit, des ventes privées pour vos meilleurs clients, l'anniversaire de l'entreprise... Selon le secteur d'activité dans lequel vous évoluez, vous pourrez trouver différentes occasions de créer l'événement autour d'une actualité ou d'une nouveauté et de définir la cible que vous souhaitez toucher grâce à cet événement.

Une fois l'objectif posé, il vous faudra définir le thème et le concept de l'événement avant de commencer à plancher sur l'organisation : traiteur, décoration, mise en scène, animations... Autant de détails à planifier soigneusement. Ne reste plus qu'à communiquer sur l'événement et à lancer les invitations. Alors e-mailing ou invitation personnalisée adressée par courrier postal ?

Les bonnes raisons de privilégier l'invitation papier

Un événement comme son nom l'indique est loin d'être anodin. Il est important de soigner la communication pour le promouvoir et notamment le carton d'invitation qui vous permettra de convier vos invités à y participer. Prendre la peine d'envoyer une invitation papier, personnellement adressée à vos invités vous apportera de nombreux bénéfices :

- L'invité est valorisé personnellement. Il sera heureux de recevoir une invitation à un événement " privé " et se sentira privilégié de faire partie de la liste des invités.
- L'image de l'entreprise est valorisée. Le carton d'invitation papier met a un côté haut de gamme. Ce n'est pas un simple flyer distribué en masse.
- Le carton d'invitation donne de l'importance à l'événement. Le fait de prendre la peine d'éditer une invitation papier et de l'adresser par courrier personnel met en avant le côté exceptionnel de l'événement.
- Le carton d'invitation est conservé. Il pourra rester en évidence sur le bureau de vos invités en attendant le jour de l'événement. La date reste ainsi plus facilement à l'esprit de vos convives.
- Le carton d'invitation peut être présenté à l'entrée. C'est le sésame qui permettra d'accéder à l'événement le jour J. Il facilite le filtrage tout en donnant un côté VIP aux invités.

Comment concevoir une invitation qui donne envie

Pour mettre en valeur votre événement et donner envie aux invités d'y participer, il est essentiel de concevoir une invitation qui éveille la curiosité et valorise l'événement, aussi bien dans le fond que dans la forme.

Côté rédactionnel, misez sur une accroche qui attirera l'attention et affirmera d'emblée le côté exclusif et privilégié de l'invitation. On peut aussi jouer sur l'effet de surprise en annonçant une nouveauté, une surprise ou tout autre élément qui suscite l'intérêt. On peut par exemple annoncer la présence d'une personnalité. Attention toutefois à ne pas trop en faire. Il n'est rien de pire que des promesses non tenues. Vous devrez donc être à la hauteur des espérances de vos invités pour éviter les déceptions. Attention également aux formulations. On évite les tournures trop directives. On préfère écrire " nous avons le plaisir de vous convier... " plutôt que " ne manquez pas la soirée... "

Parmi les points clés à ne pas oublier dans votre invitation :
- L'adresse du lieu de l'évènement, la date et les horaires (y compris horaire de fin)
- Le thème choisi pour l'événement.
- Le moyen de réponse pour accepter ou décliner l'invitation : coupon-réponse, téléphone, e-mail selon vos préférences. L'idéal est de proposer plusieurs façon de répondre pour que l'invité puisse opter pour celle qui lui semble la plus simple.
- Le logo de l'entreprise pour que l'invité identifie d'un coup d'œil l'expéditeur et le nom de la personne qui invite : le PDG, un magasin, toute une équipe...
- N'oubliez pas de préciser s'il s'agit d'une invitation personnelle ou si l'invité a la possibilité de venir accompagné.

En ce qui concerne la forme, on mise de préférence sur l'originalité et la personnalisation, un papier cartonné de qualité. On évite les enveloppes à fenêtre. L'idée est de personnaliser au maximum. Des adresses imprimées dans une police cursive, un timbre original... Autant de détails qui feront la différence aux yeux de vos invités et leur donneront envie de répondre présent.

Et après l'événement ?

Votre événement s'est bien déroulé. Il convient maintenant dans la mesure du possible de ne pas en rester là. Vos invités apprécieront de recevoir un courrier de remerciement et pourquoi pas une proposition commerciale pour leur rappeler qu'ils font parte de vos clients privilégiés !



Frédéric RIALLAND

Frédéric RIALLAND

Associé de la SSII ODAXYS jusqu'en 2006 puis Président de la société de routage LAMIFILM spécialiste du marketing direct et de l'éditique en 2009 et President d'OCEA Routage depuis le 1er janvier 2017.

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